Khi nhập hàng, kịch bản lý tưởng là số lượng thực tế khớp 100% với Invoice. Nhưng thực tế phũ phàng luôn xảy ra: Nhân viên kho mở container ra đếm và phát hiện xưởng Trung Quốc giao thiếu hàng. (Ví dụ: Hóa đơn ghi 1000 cái, hải quan thông quan 1000 cái, nhưng thực tế đếm chỉ có 800 cái).
Lúc này, tờ khai hải quan đã thông quan, tiền thuế nhập khẩu và VAT cho 1000 cái đã được nộp thẳng vào Kho bạc. Bạn không chỉ bị xưởng lấy mất tiền hàng của 200 cái bị thiếu, mà còn nộp “oan” tiền thuế cho nhà nước. Làm thế nào để xử lý mớ bòng bong này hợp pháp?
Bước 1: Bảo Vệ Hiện Trường Và Xác Nhận Lỗi (Shortage Claim)
Ngay khi phát hiện xưởng Trung Quốc giao thiếu hàng, điều tối kỵ là nhân viên kho tự ý cất hàng lên kệ. Bạn phải giữ nguyên hiện trạng trong container.
- Mời ngay Giám định viên độc lập (Vinacontrol, SGS, Intertek…) xuống kho đếm lại hàng và lập Biên bản giám định thiếu hàng (Certificate of Shortage).
- Lập tức quay video, chụp ảnh báo cáo cho nhà cung cấp Trung Quốc. Yêu cầu họ kiểm tra camera đóng hàng tại xưởng, xác nhận lỗi do họ đóng thiếu và phát hành một tờ Hóa đơn mới (Revised Invoice) đính chính lại số lượng 800 cái.
Bước 2: Thủ Tục Khai Bổ Sung Hải Quan Để Đòi Lại Thuế
Có bằng chứng trong tay, bạn không thể tự ý cấn trừ tiền thuế vào lô sau. Bạn BẮT BUỘC phải làm thủ tục Khai bổ sung (AMA) với Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai để điều chỉnh giảm số lượng và giảm số tiền thuế phải nộp.
- Hồ sơ nộp hải quan: Công văn giải trình việc xưởng Trung Quốc giao thiếu hàng, Tờ khai cũ, Revised Invoice của xưởng, Biên bản giám định độc lập, Điện xác nhận của xưởng.
- Xử lý tiền thuế nộp thừa: Khi hải quan chấp nhận (ACC) tờ khai bổ sung, số tiền thuế bạn nộp dư cho 200 cái bị thiếu sẽ được ghi nhận là “Thuế nộp thừa”. Bạn có thể làm thủ tục hoàn thuế hoặc xin cấn trừ sang tờ khai nhập khẩu của chuyến hàng tiếp theo.
Quản Trị Mua Hàng Và Giải Quyết Tranh Chấp Cùng HHK Logistics
Việc đi cãi nhau với xưởng Trung Quốc và giải trình với hải quan về việc thiếu hụt hàng hóa tốn vô số năng lượng của doanh nghiệp, đôi khi tiền đi thuê giám định còn đắt hơn tiền hàng bị thiếu.
Để chặn đứng rủi ro này từ trong trứng nước, HHK Logistics mang đến dịch vụ Kiểm soát chất lượng (Quality Control) tại gốc:
- Đồng kiểm tại xưởng TQ (Factory Loading Supervision): Đại diện của HHK Logistics tại Trung Quốc sẽ có mặt trực tiếp tại xưởng trong ngày đóng container. Chúng tôi kiểm đếm số lượng thực tế từng thùng hàng, đối chiếu trực tiếp với Packing List trước khi bấm kẹp chì (Seal). Mọi thiếu hụt sẽ được phát hiện và yêu cầu xưởng bù đắp ngay lập tức.
- Nghiệp vụ Claim hải quan: Trong trường hợp sự cố đã xảy ra, đội ngũ pháp lý của chúng tôi sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thiết lập bộ chứng từ khiếu nại kín kẽ, đại diện giải trình với cơ quan hải quan để sửa tờ khai AMA và hoàn trả lại số tiền thuế nộp dư một cách nhanh chóng nhất.