Trong quá trình khai báo hải quan điện tử (VNACCS), nhân viên chứng từ không thể tránh khỏi những sai sót. Đa số các chỉ tiêu về hàng hóa (số lượng, đơn giá) có thể sửa dễ dàng bằng nghiệp vụ Khai bổ sung (AMA).
Nhưng nếu bạn gõ sai “Mã loại hình” (Ví dụ: Hàng nhập kinh doanh A11 nhưng gõ nhầm thành nhập gia công E21), sai Mã cơ quan hải quan, hoặc hãng tàu thay đổi toàn bộ chuyến tàu khiến số Vận đơn bị thay đổi hoàn toàn… Bạn KHÔNG THỂ sửa trên hệ thống. Cách duy nhất là phải làm thủ tục xin hủy tờ khai hải quan nhập khẩu đó và truyền lại một tờ khai mới tinh.
Đây là một quy trình cực kỳ “đau tim”, bởi mỗi lần hủy tờ khai, điểm uy tín của doanh nghiệp trên hệ thống rủi ro của Hải quan sẽ bị sụt giảm. Nếu hủy liên tục, công ty bạn sẽ bị mặc định đẩy vào luồng Đỏ kiểm hóa 100%.
3 Trường Hợp Bắt Buộc Phải Hủy Tờ Khai
Căn cứ Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), doanh nghiệp sẽ phải làm thủ tục hủy tờ khai hải quan nhập khẩu trong các tình huống sau:
- Quá hạn 15 ngày: Đã truyền tờ khai luồng Vàng, luồng Đỏ nhưng quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký mà doanh nghiệp không mang hồ sơ giấy xuống Chi cục để nộp, hoặc không mang hàng ra kiểm hóa. Hệ thống sẽ báo Tờ khai quá hạn, bạn bắt buộc phải làm đơn xin hủy. (Thường xảy ra khi tàu bị delay quá lâu).
- Khai sai các “Chỉ tiêu chết”: Sai mã loại hình, sai mã phân loại hàng hóa, sai chi cục hải quan.
- Hủy hợp đồng/Hàng không về: Truyền tờ khai xong (thậm chí đã thông quan luồng xanh, đóng thuế xong) nhưng đối tác Trung Quốc báo hủy hợp đồng, không giao hàng nữa, hoặc hàng bị thất lạc trên biển. Doanh nghiệp phải xin hủy tờ khai để làm thủ tục hoàn lại tiền thuế đã nộp.
Quy Trình Hủy Chật Vật Tại Chi Cục Hải Quan
Việc hủy tờ khai hải quan nhập khẩu không thể click một nút trên máy tính là xong. Bạn phải mang hồ sơ giấy (Công văn xin hủy có đóng dấu Giám đốc, Tờ khai cũ, Bằng chứng chứng minh lý do hủy) xuống trình bày trực tiếp với Lãnh đạo Chi cục Hải quan.
- Rủi ro phạt tiền: Nếu việc hủy tờ khai xuất phát từ sự bất cẩn của doanh nghiệp (khai sai mã loại hình) và bị hải quan đánh giá là có dấu hiệu trốn tránh sự kiểm tra, bạn có thể bị phạt vi phạm hành chính từ 1.000.000 VNĐ đến 2.000.000 VNĐ, và tốn rất nhiều thời gian chờ đợi Quyết định hủy để truyền lại tờ khai mới, dẫn đến lưu bãi container tại cảng.
Giải Pháp “Zero Error” Trong Khai Báo Cùng HHK Logistics
Thay vì phải chạy vạy đi hủy tờ khai và giải trình nộp phạt, hãy thiết lập một bức tường lửa kiểm soát chứng từ ngay từ khi hàng còn lênh đênh trên biển.
Với vị thế của một Đại lý Hải quan chuyên nghiệp, HHK Logistics mang đến chuẩn mực khai báo “Zero Error” (Không sai sót):
- Hệ thống duyệt nháp 3 cấp (3-Tier Review): Trước khi bấm nút truyền chính thức lên VNACCS, Tờ khai Nháp sẽ được rà soát qua 3 cấp: Nhân viên chứng từ -> Chuyên gia đánh giá rủi ro (HHK) -> Kế toán trưởng của Khách hàng. Đảm bảo mã loại hình và các chỉ tiêu chết chính xác 100%.
- Xử lý khủng hoảng quá hạn 15 ngày: Chúng tôi chủ động theo dõi lịch trình tàu (Vessel tracking). Nếu phát hiện hãng tàu roll chuyến (delay) có nguy cơ làm tờ khai quá hạn 15 ngày, HHK Logistics sẽ lập tức thực hiện thủ tục khai bổ sung gia hạn, chặn đứng rủi ro phải xin hủy tờ khai hải quan nhập khẩu.
- Bảo vệ uy tín doanh nghiệp: Trong trường hợp bất khả kháng phải hủy tờ khai (do đối tác hủy hàng), HHK Logistics sẽ đại diện soạn thảo công văn giải trình sắc bén, chứng minh lỗi khách quan, làm việc trực tiếp với Lãnh đạo Chi cục để tờ khai được hủy êm thấm, không làm sụt giảm điểm uy tín luồng Xanh của doanh nghiệp.