Nhiều cá nhân kinh doanh hoặc công ty thương mại nhỏ chưa có chức năng xuất nhập khẩu, hoặc không đủ nhân sự làm chứng từ, thường chọn giải pháp thông qua bên thứ 3. Lúc này, hợp đồng ủy thác nhập khẩu chính là sợi dây pháp lý duy nhất bảo vệ tài sản của bạn.
Tuy nhiên, nếu ký một bản hợp đồng hời hợt, bạn có thể mất cả hàng lẫn tiền, đồng thời vướng vào các rắc rối về thuế suất. Cùng HHKLogistics mổ xẻ 3 điểm “tử huyệt” trên loại hợp đồng này.
1. Trách Nhiệm Về Hàng Hóa Thuộc Về Ai?
Trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu, Bên nhận ủy thác (công ty logistics) chỉ là người đứng tên trên tờ khai hải quan, làm thủ tục và thanh toán hộ.
- Bên ủy thác (Chủ hàng thực tế): Phải chịu trách nhiệm 100% về tính hợp pháp của hàng hóa (không phải hàng cấm), chất lượng hàng, và cung cấp thông tin chính xác.
- Rủi ro: Nếu hàng về phát hiện là hàng giả, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ, hải quan sẽ phạt đơn vị đứng tên tờ khai. Do đó, hợp đồng phải quy định rõ điều khoản bồi thường nếu chủ hàng cung cấp sai thông tin. Ngược lại, nếu hàng hỏng hóc do vận chuyển, bên nhận ủy thác phải chịu trách nhiệm đền bù.
2. Nghiệp Vụ Xuất Hóa Đơn Trả Hàng (Hóa Đơn GTGT)
Đây là vướng mắc lớn nhất của các kế toán khi xử lý hồ sơ ủy thác. Quy trình xuất hóa đơn bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt Luật Thuế:
- Bên nhận ủy thác (Công ty Logistics) sẽ xuất lại hóa đơn GTGT trả hàng cho Bên ủy thác (Chủ hàng) với số tiền đúng bằng Trị giá tính thuế hải quan + Thuế nhập khẩu + Thuế Tiêu thụ đặc biệt (nếu có) + Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
- Riêng khoản Phí dịch vụ ủy thác, bên Logistics phải xuất một hóa đơn GTGT riêng (thuế suất 8% hoặc 10%) cho khoản phí dịch vụ này. Việc gộp chung tiền hàng và tiền phí dịch vụ vào một hóa đơn là sai nguyên tắc kế toán, dẫn đến rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán.
3. Quản Trị Rủi Ro Thanh Toán Ngoại Tệ
Khi nhờ bên thứ 3 thanh toán hộ ra nước ngoài, dòng tiền của bạn đang nằm trong tay người khác.
- Bạn cần quy định rõ trong hợp đồng: Thời hạn Bên nhận ủy thác phải thực hiện lệnh chuyển tiền T/T (ví dụ trong vòng 24h kể từ khi nhận được tiền VNĐ từ chủ hàng).
- Yêu cầu đính kèm Bản sao Ủy nhiệm chi quốc tế (Điện Swift) làm bằng chứng để nhà cung cấp Trung Quốc tiến hành sản xuất.
4. Dịch Vụ Ủy Thác Uy Tín, Chuẩn Mực Cùng HHKLogistics
Một bản hợp đồng chặt chẽ là minh chứng cho một đơn vị logistics chuyên nghiệp. Tại HHKLogistics, chúng tôi thiết lập tiêu chuẩn cao nhất cho dịch vụ ủy thác:
- Pháp lý minh bạch: Hợp đồng được soạn thảo chi tiết, phân định rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ bảo hiểm hàng hóa, tỷ giá quy đổi ngoại tệ tại thời điểm thanh toán.
- Hạch toán chuẩn mực: Hệ thống kế toán tự động cung cấp bộ chứng từ đầy đủ (Tờ khai hải quan, Biên lai nộp thuế nhà nước, Hóa đơn GTGT trả hàng) chỉ trong vòng 2 ngày sau khi thông quan.
- Bảo mật thông tin nhà cung cấp: Cam kết tuyệt đối không sao chép, không chia sẻ thông tin nguồn hàng của đối tác (Bảo mật NDA), đảm bảo lợi thế cạnh tranh cốt lõi cho doanh nghiệp của bạn.